1. Grundlegender Umgang mit MS Office

MS Office umfasst verschiedene Programme, die jeweils für unterschiedliche Aufgaben genutzt werden:

• Word → Textverarbeitung
• Excel → Tabellen & Berechnungen
• Access → Datenbanken
• Visio → Diagramme / Netzpläne
• Project → Projektplanung

2. Word Grundlagen

Seitenzahl in die Fußzeile einfügen

Vorgehen:

1. Einfügen → Seitenzahl
2. Seitenende auswählen
3. gewünschtes Format anklicken

⟶ Seitenzahlen erscheinen automatisch auf allen Seiten

Seitenumbruch einfügen

Shortcut:

Vorteil:

• neue Seite beginnt sauber
• kein "Enter-Spam"

Tab (Einzug)

erzeugt:

• Einrückung
• strukturierte Absätze

Live-Aufgabe Word

Du sollst:

• 3 Seiten erstellen
• Seitenumbruch nutzen
• Seitenzahlen einfügen

Ablauf:

1. Text schreiben
2. STRG + ENTER → neue Seite
3. wiederholen bis 3 Seiten
4. Seitenzahlen einfügen

3. Excel – Grundlagen

Einfache Tabelle aufbauen

Beispiel:

Formel für Gesamtpreis

In der Spalte Gesamtpreis:

Beispiel (z. B. D2):

Dann nach unten ziehen (AutoFill verwenden)

Gesamtsumme berechnen

Die Funktion addiert alle Gesamtpreise.

Preise verformeln

• Felder für Gesamtpreise NICHT manuell ausfüllen
• sondern:
  • Formeln verwenden

• Gesamtpreis = Preis * Menge
• Gesamt = SUMME

Live-Aufgabe Excel

• Tabelle erstellen
• mindestens 3 Artikel
• Gesamtpreis berechnen
• Gesamtsumme berechnen

1. Tabelle erstellen
2. Werte eintragen
3. Formel:
   =B2*C2
4. runterziehen
5. unten:
   =SUMME(D2:D4)

4. Access, Visio und Project

Access

⟶ Datenbankprogramm

• große Datenmengen speichern
• strukturierte Daten verwalten
• Abfragen (z. B. "alle Kunden aus Hamburg")

• Kundendatenbank
• Inventarverwaltung

Visio

⟶ Diagramm-Tool

• Netzpläne
• Ablaufdiagramme
• Organigramme

• Netzwerkstruktur
• Prozessabläufe

Project

⟶ Projektmanagement-Tool

• Projekte planen
• Zeitpläne erstellen
• Aufgaben verteilen

• Bauprojekt
• IT-Projektplanung

Unterschied

5. Typische Prüfungsfrage

"Welches Programm würdest du wofür einsetzen?"

Beispiele:

• Kundendaten speichern → Access
• Netzwerk darstellen → Visio
• Projekt planen → Project
• Text schreiben → Word
• Berechnungen → Excel

6. Mail an Azubi (Vorbereitung)

7. Administration der MS-Office-Programme

Unter der Administration von MS Office versteht man die Einrichtung, Pflege und Verwaltung der Office-Programme wie Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Access, Visio und Project. Dabei geht es nicht nur darum, die Programme zu benutzen, sondern auch darum, sie korrekt bereitzustellen und bei Problemen zu warten.

Typische administrative Aufgaben sind:

• Installation von Microsoft Office
• Aktivierung und Lizenzprüfung
• Durchführung von Updates
• Reparatur einer beschädigten Office-Installation
• Verwaltung von Add-ins
• Einrichtung von Outlook-Profilen
• Festlegen von Standardspeicherorten
• Kontrolle von Sicherheitseinstellungen
• Verwaltung von Vorlagen und Dateiformaten

8. Installation und Lizenzierung

MS Office kann je nach Umgebung unterschiedlich bereitgestellt werden. In kleinen Umgebungen wird Office oft manuell installiert. In größeren Unternehmen erfolgt die Installation meist zentral, zum Beispiel über Softwareverteilung, Gruppenrichtlinien, Intune oder andere Verwaltungstools.

Wichtig bei der Installation:

• richtige Office-Version auswählen
• Lizenzmodell beachten
• benötigte Programme installieren
• unnötige Programme ggf. weglassen
• Updates aktivieren
• Benutzer testen lassen

Typische Lizenzmodelle:

• Microsoft 365 Apps
• Office LTSC / Volumenlizenz
• Einzelplatzlizenz
• Benutzerbasierte Lizenzierung über Microsoft 365

9. Updates und Reparatur

Office-Programme müssen regelmäßig aktualisiert werden, damit Sicherheitslücken geschlossen und Fehler behoben werden. Updates können je nach Umgebung automatisch oder zentral gesteuert erfolgen.

Updates sind wichtig für:

• Sicherheit
• Fehlerbehebung
• Kompatibilität
• neue Funktionen

Wenn Office nicht richtig funktioniert, kann man häufig eine Reparatur durchführen.

Typische Reparaturmöglichkeiten:

• Schnellreparatur
• Onlinereparatur
• Neuinstallation
• Add-ins deaktivieren
• neues Outlook-Profil erstellen

10. Add-ins und Sicherheitseinstellungen

Add-ins erweitern Office-Programme um zusätzliche Funktionen. Sie können praktisch sein, aber auch Probleme verursachen.

Beispiele für Add-ins:

• PDF-Erweiterungen
• CRM-Add-ins
• Teams-/Meeting-Add-ins
• Archivierungs-Add-ins
• Signatur-Tools

Mögliche Probleme durch Add-ins:

• Office startet langsam
• Outlook hängt sich auf
• Word oder Excel stürzen ab
• Funktionen reagieren nicht richtig

Sicherheitseinstellungen findet man häufig im Trust Center. Dort lassen sich zum Beispiel Makros, geschützte Ansicht und externe Inhalte steuern.

Wichtige Sicherheitsthemen:

• Makros
• geschützte Ansicht
• vertrauenswürdige Speicherorte
• externe Inhalte
• Add-ins

11. Outlook-Verwaltung

Outlook ist in Unternehmen besonders wichtig, weil darüber E-Mails, Kalender, Kontakte und Termine verwaltet werden. Bei Problemen liegt die Ursache oft nicht direkt am Mailserver, sondern am lokalen Outlook-Profil, Cache oder Add-in.

Typische administrative Aufgaben bei Outlook:

• Konto einrichten
• Outlook-Profil erstellen
• Cache-Modus prüfen
• Signaturen einrichten
• Add-ins kontrollieren
• Postfachgröße prüfen
• freigegebene Postfächer einbinden
• Kalenderberechtigungen prüfen

Typische Fehlerquellen:

• defektes Outlook-Profil
• beschädigte OST-Datei
• falsche Autodiscover-Einstellungen
• Add-in verursacht Abstürze
• zu großes Postfach
• Synchronisationsprobleme

Dateinamens- und Formatkonventionen

12. Was sind Dateinamenskonventionen?

Dateinamenskonventionen sind Regeln dafür, wie Dateien benannt werden sollen. Sie sorgen dafür, dass Dateien leichter gefunden, sortiert und verstanden werden können.

Eine gute Dateibenennung ist besonders wichtig, wenn mehrere Personen mit denselben Dateien arbeiten.

Gute Dateinamen sind:

• eindeutig
• verständlich
• einheitlich
• ohne unnötige Sonderzeichen
• mit Datum oder Version, wenn sinnvoll

Beispiel für einen guten Dateinamen:

Schlechtes Beispiel:

13. Sinnvolle Regeln für Dateinamen

Empfohlene Regeln:

• Datum im Format YYYY-MM-DD verwenden
• kurze, klare Namen wählen
• Leerzeichen möglichst vermeiden oder bewusst nutzen
• Versionen eindeutig kennzeichnen
• keine Sonderzeichen verwenden
• keine extrem langen Dateinamen verwenden

Beispiele:

2026-06-17_Angebot_Kunde-ABC_v1.docx
2026-06-17_Netzplan_Standort-Hamburg.vsdx
2026-06-17_Projektplan_Rollout.mpp

Problematische Zeichen in Windows-Dateinamen:

\ / : * ? " < > |

Diese Zeichen dürfen in Dateinamen nicht verwendet werden.

14. Dateiformate in MS Office

Dateiformate geben an, mit welchem Programm und in welchem Format eine Datei gespeichert ist. Man erkennt sie meist an der Dateiendung.

Wichtige Office-Dateiformate:

Weitere wichtige Formate:

15. Alte und makrofähige Office-Formate

Neben den normalen Office-Formaten gibt es auch ältere und makrofähige Formate.

Alte Office-Formate:

• .doc statt .docx
• .xls statt .xlsx
• .ppt statt .pptx

Diese stammen aus älteren Office-Versionen und können Einschränkungen bei Kompatibilität und Funktionen haben.

Makrofähige Formate:

• .docm
• .xlsm
• .pptm

Diese Dateien können Makros enthalten.

16. Dateiendung nicht einfach ändern

Eine Dateiendung zeigt zwar das Format an, aber man kann eine Datei nicht korrekt umwandeln, indem man nur die Endung umbenennt.

Beispiel:

Das macht aus dem Word-Dokument keine echte PDF-Datei. Dafür muss man in Word die Funktion Speichern unter oder Exportieren als PDF verwenden.

17. Fazit

• Word → Struktur & Dokumente
• Excel → Berechnungen mit Formeln
• Access → Datenbanken
• Visio → Diagramme
• Project → Planung

Wichtig:

• Word → Struktur sauber
• Excel → immer Formeln
• Programme unterscheiden können

Für den grundlegenden Umgang mit MS Office reicht es nicht, nur Word und Excel bedienen zu können. Man sollte auch verstehen, wie Office installiert, aktualisiert, repariert und verwaltet wird. Außerdem sind saubere Dateinamen und passende Dateiformate wichtig, damit auch Dokumente übersichtlich, kompatibel und sicher bleiben.

Wichtig für die Praxis:

• Office-Programme korrekt installieren und aktuell halten
• Add-ins und Outlook-Profile prüfen können
• Dateinamen eindeutig und einheitlich vergeben
• Dateiformate unterscheiden können
• makrofähige Dateien mit Vorsicht behandeln